Por: Ricardo Cabrera

El desafío del inventario de fin de año: contexto previo a la realización del mismo.

Durante el mes de diciembre, mientras todo el mundo espera la Nochebuena y las fiestas de fin de año, los profesionales logísticos trabajamos más que en cualquier otro mes, porque, además de nuestras labores habituales, debemos preparar todo para el inventario general de existencias que, normalmente, las empresas programan para los primeros días de enero del año siguiente.

Quienes hemos estado al frente de departamentos logísticos —en mi caso, por casi 25 años— sabemos que diciembre es un mes realmente difícil. Primeramente, porque es un mes corto: de los 31 días calendarios que tiene, laborables u operativos serán solo 15. En esos 15 días debemos gestionar el abastecimiento para todo diciembre y parte de enero, con la única finalidad de que no falte ningún insumo ni repuesto en nuestras operaciones.

"Quienes hemos estado al frente de departamentos logísticos — en mi caso, por casi 25 años — sabemos que diciembre es un mes realmente difícil"

No hace falta decir que el flujo de mercancías es sumamente intenso en estos días, y los logísticos (almaceneros, compradores, transportistas) trabajamos arduamente en nuestras tareas de conteo, codificación, ubicación y atención de los usuarios, cuidando que todo quede ordenado y, sobre todo, registrado en el ERP logístico. Esto es crucial porque, el 2 de enero del año siguiente, llega el equipo de inventariadores.

Se quiera o no, estos inventarios, además de confirmar nuestras existencias en los almacenes, son también un examen que nos toma la empresa para evaluar si hemos administrado correctamente los bienes materiales de la organización. Una vez alguien me dijo: “No pienses que lo que almacenas son materiales y repuestos, piensa que es dinero en efectivo”. Tenía mucha razón, porque esos ítems tienen un valor, y es nuestro deber gestionarlos y custodiarlos de la mejor manera.

Errores comunes que impactan en la Gestión de Inventarios.

En esencia, todos los almacenes son lo mismo: se trata de ingresos y salidas, partida doble, como dirían los contables. Sin embargo, hay factores internos y externos que determinarán que estas transacciones se realicen de la mejor manera. En mi experiencia, he visto con preocupación cómo las empresas cometen los mismos errores y solo recurren a la ayuda externa cuando el problema ya ha impactado a otras áreas de la empresa, como Producción y Costos, principalmente.

Recuerdo el caso de una empresa textil que debía cumplir con la entrega de unos fardos de tela, y cuyo proceso productivo implicaba teñir la tela cruda. El personal de producción planificó el proceso de teñido con el tercer turno, confiando en los stocks de tintes que figuraban en el sistema de almacenes. Al llegar el día, se dieron cuenta de que físicamente había menos stock de tintes, lo que ocasionó que no se cumpliera con la producción, ni con la entrega, y el personal del turno programado se quedara sin trabajo. El análisis posterior reveló que un almacenero olvidó procesar unos vales de salida, lo que ocasionó todo este imprevisto en la producción y, consecuentemente, el pago de penalidades contractuales.

Así como muchas veces los almaceneros olvidan registrar vales de salida de almacén o procesar reservas de almacén (para los que usan SAP), también omiten registrar ingresos o, quizás, procesan la salida de un código por otro, como sucede cotidianamente en minería, donde el nivel de detalle técnico de los ítems muchas veces confunde a los almaceneros, quienes, con o sin experiencia, equivocan códigos que al final determinarán diferencias considerables en los almacenes, sobre todo por la velocidad de rotación de los ítems.

Otro caso recurrente en minería son los retiros de materiales y repuestos sin vale de salida, bajo el pretexto de emergencias, que no se procesan en el ERP o se procesan mucho después. Esta práctica común en el sector no solo impacta en el inventario físico, sino también en los costos, pues muchas veces los ítems no se procesan en el mes en que se usaron, sino posteriormente, ocasionando una distorsión en los costos del mes.

Como se puede observar en los casos anteriores, factores humanos, de codificación e incluso éticos pueden impactar considerablemente los stocks de inventarios y distorsionar los costos del mes.

La necesidad de una Politica de Inventarios físicos.

En Services Procurement, recomendamos a nuestros clientes implementar una política de inventarios físicos en su empresa, sin importar el rubro, ya que esta será el pilar que sostendrá el óptimo nivel de cumplimiento logístico que requieren las áreas de producción o servicio de la empresa.

Esta política determinará la frecuencia de inventarios y los tipos de inventarios que el área logística deberá realizar durante el año. A continuación, les dejamos algunas recomendaciones relacionadas con los conteos físicos, pues nuestra exactitud de inventarios dependerá de esto:

1. Definir la cantidad de inventarios generales y las fechas en que se llevarán a cabo. Esto facilitará que los encargados tengan todo listo, tanto física como documentariamente, y que las áreas de almacenamiento estén en orden para la realización de los inventarios. Asimismo, recuerde que los protocolos de inventarios serán diferentes dependiendo de si estos estarán a cargo de personal interno de la empresa o si se contratará a una empresa externa.

2. Definir la cantidad de inventarios cíclicos que el personal de logística debe realizar durante el año. Muchas empresas no consideran este tipo de inventarios por falta de personal o tiempo; otras lo dejan a consideración del líder de logística. Sin embargo, por experiencia, estos deben realizarse previa paretización (ABC) del inventario. Es preciso mencionar que cuando los almacenes cuentan con grandes volúmenes de rotación, esta herramienta se vuelve estratégica para evitar excesivas o costosas diferencias al concluir los inventarios generales.

Supervisión Técnica de los Inventarios

Los inventarios generales, al ser un indicador importante de la gestión logística de la empresa, son susceptibles a muchas modalidades o "maquillajes", cuyo fin es cubrir las diferencias que se detectan antes de los inventarios generales, afectando directamente los valores en los libros contables.

Entre las modalidades más comunes que hemos observado en nuestras consultorías, podemos citar tres principalmente:

1. Transferencia de diferencias a almacenes virtuales.
   Modalidad muy usada en minería. La mecánica es simple: se transfieren las cantidades diferenciales a estos almacenes, ajustando automáticamente los saldos en los almacenes que serán inventariados. La experiencia nos enseña que hay ítems que normalmente deben tener diferencias, por lo que, si no se encuentran diferencias en estos ítems, es preciso revisar qué transferencias, consumos y otros movimientos se hicieron previamente al inventario para despejar cualquier acto doloso. Además, la creación de cualquier almacén virtual debe hacerse con el visto bueno de la gerencia a cargo, y los responsables logísticos deben aperturar solo los almacenes virtuales necesarios, como los de tránsito y operaciones. Adicionalmente, los auditores internos y/o externos deben tener conocimiento de cuántos almacenes físicos y virtuales dispone la empresa y exigir los cortes documentarios de estos antes del inventario.

2. Ajustes documentarios de última hora.
   Es común en las empresas de producción que los almaceneros, días previos a los inventarios generales, busquen cubrir diferencias de inventarios solicitando, en el mejor de los casos, vales de salida o reservas a las áreas usuarias. En el peor de los casos, cuando los almaceneros no consiguen estos, se ven tentados a adulterar vales de salida o emplear reservas generadas y pendientes de atención en el sistema para cubrir los faltantes. Aunque es comprensible que, por emergencias, se despachen materiales sin vales de salida, estos deben ser regularizados el mismo día del retiro de almacén. De lo contrario, generarán una distorsión de los costos por consumos de materiales. En casos extremos, los almaceneros registrarán vales y/o reservas sin permiso de las áreas usuarias, causando también distorsión en los costos. Por ello, es fundamental considerar una política de cierre automático de reservas a intervalos regulares.

3. Suplantación de ítems.
   Hemos observado últimamente una modalidad común, especialmente con repuestos o ítems de complejidad técnica. Hace poco, al muestrear un inventario general, me llamó la atención el stock de unos repuestos que, aunque figuraban con gran stock en el sistema ERP, presentaban continuas reposiciones de compra. Al revisarlos físicamente, me di cuenta de que los repuestos no eran los que indicaba el inventario en stock. ¿Qué sucedía? Los almaceneros rotularon otros ítems con el código del ítem que figuraba con saldo en el inventario, "solo para cubrir su faltante". Cuando cuestioné al encargado, me explicó que esto se hizo para "salir airosos" de una auditoría externa.

Conclusiones Finales

Es lamentable que esto suceda, pero ocurre en muchas empresas. Acciones como estas no solo perjudican a la empresa mostrando valores irreales en los libros y stocks que no existen, sino que también afectan la credibilidad organizacional. Recuerdo una minera transnacional cuyos auditores externos, provenientes de una firma internacional de renombre, fueron vilmente sorprendidos al muestrear un inventario donde se les suplantaron los ítems más caros de su lista de muestreo.

Pero, ¿cómo culpar a estos auditores? Ellos no son especialistas en repuestos de maquinaria, no tienen conocimientos técnicos sobre materiales altamente especializados, y solo los identifican por un nombre y un código en sus listados.

Finalmente, una baja exactitud de inventarios no solo impactará directamente en los libros contables de la empresa, sino también en su producción y, sobre todo, hará que su logística trabaje solo para "apagar incendios" cuando se detecten las diferencias y se detenga toda la cadena de suministro hasta que se investigue el motivo de las discrepancias.

¡Cúrese en salud e implemente una buena política de inventarios físicos de la mano de alguien que conozca el tema!