Por Ricardo Cabrera

"Cuando algo se vuelve urgente, no importa a quien le compres, por lo tanto, los cuadros comparativos para estas urgencias casi siempre mostraban un solo proveedor con disponibilidad de stock"

Hace poco mientras hacia una visita de seguimiento a un cliente este recordaba como hace tan solo un año atrás su gestión parecía inmersa en un mar de problemas de los cuales le parecía imposible salir. A continuación, les comento a grandes rasgos los hallazgos y algunas de las medidas que aplicamos para encaminar su gestión.

En la entrevista inicial con esta empresa del Sector Extractivo , su Alta Gerencia me comentaba que percibían un serio inconveniente con la gestión de compras de insumos y repuestos los cuales eran canalizados por su departamento de compras, ellos no entendían porque la gran mayoría de las compras se realizaban de manera urgente, lo que ocasionaba constantes desviaciones en los procedimientos contables y financieros con respecto a pagos de facturas así como también la emisión y firma de cheques para atender las emergencias de Logística, sin mencionar los costos adicionales incurridos por contratar transportes especiales para trasladar los materiales y repuestos materia de la urgencia.

¡Si no tenemos este repuesto para mañana paramos la producción!

Como de costumbre viajamos con mi equipo a la planta en mención a observar “in situ” como se originaba el proceso de generación y atención de necesidades.

Ya en la operación, asistíamos a las reuniones diarias de producción y lo primero que llamo nuestra atención fue como algunas áreas como Mantenimiento y Producción exigían al Jefe de Almacenes sus pedidos de repuestos o materiales, siempre manifestando que sus equipos presentaban problemas urgentes con algún repuesto o componente y de no llegar este repuesto para mañana, ellos no se hacían responsables del incumplimiento de la cuota de producción, en pocas palabras “si no tenemos este repuesto para mañana paramos la producción” , como comprenderán en este momento todo el staff de trabajadores entraba en pánico. Terminada la reunión, como correspondía el jefe de Almacén llamaba al comprador asignado y comunicaba la urgencia. Como comprenderán el Comprador quedaba entre la espada y la pared. Pero casi siempre había un detalle adicional, el solicitante ya había contactado a un proveedor que coincidentemente tenia en stock el ítem motivo de la emergencia.

Lo que sigue es conocido, Compras contactaba este proveedor aceptaba los precios, marcas y cualquier condición de pago exigida.

Cuando la presión de compra viene por parte del mismo comprador a cargo

Pero también observamos que había otros casos donde la urgencia tenía otro origen, y este era por la atención a destiempo de los pedidos o solicitudes de pedido de los usuarios. En estos casos el Comprador no atendía oportunamente o “olvidaba” gestionar solicitudes de pedido incluso por meses, lo que ocasionaba que una compra rutinaria se convierta en una “Urgencia” y como comprenderán cuando algo se vuelve urgente, no importa a quien le compres, por lo tanto los cuadros comparativos para estas urgencias casi siempre mostraban un solo proveedor con disponibilidad de stock, y por supuesto con un precio más alto que el ultimo precio histórico.

Por consiguiente, los aprobadores de las órdenes de compra tenían que firmar si o si , teniendo en cuenta que la producción depende de este repuesto. Por cierto, casi olvido que estas ordenes casi siempre llevaban una nota en la parte de observaciones: “se procede a la compra por urgencia de la operación”.

¿Casos aislados o una terrible constante?

Particularmente, y digo esto a nivel personal, que situaciones como las descritas no son para nada transparentes y como Logístico no me gusta estar en la posición donde me condicionan la compra de algún bien, repuesto o servicio en términos donde el proveedor pone todas las condiciones y no deja ningún espacio para la negociación.

¿Coincidencia o manipulación? Estos casos generan muchas suspicacias, podríamos dedicarnos a buscar culpables, pero esto demoraría demasiado tiempo y recursos, pero es menester de toda empresa el evitar casos como estos, así que si esto se presenta en su empresa, considero que debe preocuparse por que alguien puede estar beneficiándose de esta falla en su gestión logística

Este tipo de casos se dan con bastante frecuencia. Aproximadamente, se presentan en el 80% de operaciones logísticas, sea cual sea su rubro, muchas veces estas prácticas están tan enquistadas en algunas empresas de producción que cambiar esta “Mala Costumbre” tomará su tiempo, habrá incluso personal que se opondrá como en toda gestión de cambio, pero al final la operación agradeceré el cambio y sobre todo se verán resultados en los costos operativos.

¡La peor compra es la compra urgente!

Logística, insisto, debe ser un área proactiva y no reactiva, en esta empresa hicimos algunos cambios que gradualmente ampliaban el espectro de control logístico, como primera medida implementamos una nueva función en el organigrama, un planner logístico, cuya función básica era analizar tendencias y consumos históricos para que con esta data y con ayuda de los usuarios se tengan identificados los posibles ítems críticos y estratégicos que ante su falta podrían ocasionar paradas de producción.

Con esto se logró el involucramiento de las otras áreas y reducir al mínimo el término “Emergencias” y las que se presentaban eran rápidamente manejadas por el departamento de compras al tener homologados los proveedores para estos ítems considerados estratégicos.

Por otra parte, en el área de compras se implementaron ratios de productividad para los compradores los que nos sirvieron para que los pedidos no fueran olvidados y se cumpla el lead time que establecimos para los grupos de compra.

Si en su empresa está pasando algunos de estos casos, preocúpese y empiece registrando cuales áreas o personas originan las compras urgentes y tome medidas para que esto se reduzca gradualmente, porque, si esto es de larga data, habrá gente que dará pelea para que esto continue.

Finalmente recuerde antes de aprobar una compra urgente, que esta es la peor compra que existe.

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