Por Ricardo Cabrera

"Si, escucho bien. Muy aparte de los compradores logísticos, el personal de otra área también estaba autorizado para realizar compras directas."

Uno de los principales problemas que afronta un área logística es cuando esta ha perdido totalmente su esencia y personalidad como área.

Una vez, fui contratado para resolver un problema documentario en un área logística perteneciente a una empresa muy conocida en el medio. Su principal problema era que su departamento de tesorería tenia muchos problemas con pago a proveedores. Tesorería casi siempre recibia con retraso las notas de ingreso y facturas de compra realizadas por logística y, en otros casos, no las recibía hasta que alguien reclamaba por ellas.

Lo primero que hice fue hablar con el responsable de registrar los ingresos y remitir las facturas a tesorería (que en otras empresas, es también llamada área de contabilidad). Pude observar, en su bandeja de entrada de documentos, un abultado fajo de facturas y boletas de compras realizadas por otras áreas.

Si, escuchó bien. Muy aparte de los compradores logísticos, el personal de otra área también estaba autorizado para realizar compras directas.

Está de más decir que las compras realizadas por área diferentes a Logistica no seguían el procedimiento estándar. No tenían un comparativo de precios, muchas veces eran realizadas a proveedores no registrados en la base de datos de proveedores y, lo peor de todo, en logística "nadie había visto” si estos ítems en verdad llegaron a la operación.

Cuando conversé con los otros compradores “espontáneos”, me comentaron que eso lo hacían porque logística no cumplía con los requerimientos a tiempo y que, muchas veces, compraba cosas diferentes a las solicitadas. En resumen, no tenían confianza en su departamento logístico.

El trabajo en equipo está bien y es indiscutiblemente aplaudido, pero, esto es demasiado peligroso para permitir que todos en una empresa compren y que nadie sea responsable de las adquisiciones. Un departamento de Logística no tiene, dentro de sus funciones, la labor de “regularizar” las compras de otras áreas, como aquí se estaba haciendo. Como verán el retraso se debía a estas regularizaciones, ya que tenían que asignarles un número de proveedor, codificarlo, buscar el vale de salida, asignar centro de costo, y finalmente enviar a contabilidad.

¿Problemas en el área de logística?

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